PadaPerpres 54/2010 dan perubahannya pasal 38 ayat 5 huruf f, sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat masuk kedalam kategori " Penunjukan Langsung ", namun dalam Perpres 16/2018 sewa akomodasi hotel masuk kedalam kategori " pengadaan barang/jasa yang dikecualikan " yang dilaksanakan prosespengadaan barang jasa dapat dikeluarkan oleh bank umum, asuransi atau perusahan penjamin, yang mana asuransi dan perusahaan penjamin tersebut harus terekomendasi oleh menteri keuangan. Pada kenyataannya pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan penunjukan tidak serta merta menjadi tindak pidana korupsi karena ada penunjukan Prosespengadaan dilakukan oleh Pejabat Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan tata cara dan peraturan yang tertuang dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; b. Prosespengadaan barang persediaan merupakan kegiatan rutin dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan harian kantor. Berikut adalah proses pengadaan barang (habis pakai) di BBPPKS Bandung: 1. Menghitung, dan mengecek kembali barang persediaan yang masih ada. Lalu mengidentifikasi barang kebutuhan. 41. Pengadaanadalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Pengadaanjas almamater dilakukan oleh Biro Kemahasiswaan (setelah ada pelaporan stock jas almamater ke Pembantu Rektor II) dan dibentuk sebuah tim, kemudian diperintahkan untuk pengadaan yang didasarkan pada surat pedoman pengadaan barang dan jasa nomor E.5.a/157/UMM/III/2005 tanggal 2 Maret 2005 yang bekerjasama dengan 4 rekanan/konveksi. Pengadaanbarang dan jasa oleh pemerintah merupakan kegiatan rutin yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemerintah untuk menjalankan roda pemerintahan dan untuk melaksanakan pembangunan. Kegiatan rutin seperti ini dilakukan setiap saat. Pengadaan barang dan juga jasa oleh pemerintah bisa dilakukan oleh pemerintah pusat maupun oleh pemerintah daerah. Semua kegiatan pemerintah terutama yang Kolaborasiterkini dilakukan Pemprov Gorontalo dengan platform e-commerce pengadaan barang dan jasa kebutuhan pemprov melalui program yang diberi nama Potali atau Pasar Online Gorontalo Lipu'u. "Kami yakin dapat memanfaatkan mbizmarket.co.id yang merupakan mitra program Bela Pengadaan yang dikembangkan oleh LKPP x0ICxj. Pengadaan peralatan kantor adalah kegiatan belanja yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan kantor yang mana untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan dan kebutuhan institusi atau perusahaan itu sendiri. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan metode atau prosedur pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan jenis pekerjaan atau usaha yang bergerak di kantor tersebut. Contohnya, SKPD badan layanan umum BLU seperti rumah sakit maka yang dibutuhkan adalah obat dan alat kesehatan alkes, dan jika seperti Dinas Pendidikan maka yang dibutuhkan adalah alat tulis kantor ATK, komputer, dan lain sebagainya. Hal pertama yang perlu dilakukan oleh pegawai dalam kegiatan pengadaan adalah mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan, yang biasanya memerlukan pertimbangan mengenai jenis-jenis perabot, peralatan dan perlengkapan kantor. Setelah itu yang perlu dilakukan para pegawai adalah menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. Selanjutnya bagian General Affairs GA menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. Seorang GA menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. Tahapan yang tidak kalah penting adalah penyimpanan dan pemeliharaan peralatan kantor. GA harus memastikan pengumpulan dan pengolahan data perbekalan kantor dilakukan secara benar. Jika terdapat peralatan atau perlengkapan kantor yang sudah tidak dapat digunakan, maka yang dilakukan GA adalah menghapus data perlengkapan tersebut. Baca juga Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor Pengadaan Alat Tulis Kantor ATK dengan Swakelola Bagaimana Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor? Secara umum pengadaan peralatan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini Mengajukan surat permohonan ke gudang yang berisi peralatan kantor apa saja yang dibutuhkan. Petugas gudang memeriksa stock barang di gudang. Jika tersedia barangnya, maka diberikan dengan dengan bon pengeluaran. Jika tidak tersedia, petugas gudang memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. Surat permohonan diserahkan kepada bendahara, lalu bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. Bendahara meminta persetujuan pimpinan. Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan. Barang yang sudah dibeli dan telah sampai kemudian diperiksa apakah sudah sesuai dengan spesifikasi, kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan. Barang diserahterimakan dengan menggunakan buku serah terima barang. Petugas gudang melakukan kegiatan pencatatan atau administrasi, kemudian disimpan di gudang untuk didistribusikan jika ada yang membutuhkan. Namun yang perlu diingat adalah setiap instansi baik pemerintah maupun swasta memiliki prosedur pengadaan peralatan kantor yang berbeda. Perbedaan ini bisa saja disebabkan oleh beberapa hal, misalnya budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai Barang habis pakai dan tidak habis pakai harus selalu tersedia di lingkungan kantor. Barang habis pakai adalah peralatan kebutuhan kantor yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. Sedangkan barang tidak habis pakai adalah barang keperluan kantor yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu yang lama, contohnya seperti peralatan komputer, telepon, mesin fotokopi, printer dan peralatan mesin lainnya. Barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut Menyusun daftar perlengkapan barang habis pakai yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang habis pakai tersebut tiap bulannya. Menyusun rencana pengadaan barang habis pakai tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan. Sedangkan perencanaan dan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai adalah sebagai berikut Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan barang tidak habis pakai sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak untuk dipakai. Melakukan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk kebutuhan pembelian barang tidak habis pakai sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Menetapkan skala prioritas peralatan kantor berdasarkan dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada tiga hal yang perlu diperhatikan oleh General Affairs GA dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut a. Penyimpanan Penyimpanan perlatan kantor atau arsip kantor perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efektifitas kerja dapat ditingkatkan dan dapat menghemat tempat penyimpanan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan hal-hal berikut ini Persediaan alat-alat pemelihara dan lokasi penyimapanan. Barang yang akan disimpan harus memenuhi syarat penyimpanan. Memperhatikan sifat barang yang disimpan. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan. b. Pemeliharaan Pemeliharaan peralatan kantor merupakan kegiatan terjadwal dengan tujuan agar setiap barang tetap dalam kondisi baik sehingga jika diperlukan, kondisi barang tersebut masih dalam keadaan yang baik untuk digunakan. c. Pengadminstrasian Administrasi perlengkapan dan perlatan kantor dimulai dengan mencatat secara teratur tiap-tiap barang. Hal ini dilakukan untuk mendata setiap barang yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan yang lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan. Dengan memperhatikan ketiga hal tersebut dapat membuat peralatan kantor yang sudah dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga. Selain itu, peralatan kantor juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik. Berdasarkan prosedur pengadaan peralatan kantor di atas seharusnya pegawai administrasi kantor sudah dapat memperkirakan kapan seharusnya membeli kebutuhan peralatan untuk kantor. Procurement atau pengadaan barang/jasa adalah hal yang umum terjadi pada sebuah perusahaan. Pengadaan ini dilakukan ketika perusahaan membutuhkan barang/jasa dalam jumlah yang cukup besar. Contohnya seperti untuk membeli peralatan usaha, mesin produksi, bahan bangunan, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Perusahaan melakukan proses procurement sendiri untuk membantu perusahaan agar mendapat barang/jasa yang sesuai dengan kriteria. Baik itu dalam hal kualitas, kuantitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah. Seiring dengan perkembangan teknologi, procurement yang biasanya dilakukan secara manual atau offline, kini bisa diterapkan menggunakan web atau elektronik. Proses pengadaan barang/jasa ini yang disebut dengan e-procurement. Penerapan e-procurement terbukti menciptakan keuntungan daripada pengadaan barang/jasa manual. Berikut untuk perbedaan proses pengadaan barang/jasa manual dan melalui e-procurement. Manual E-Procurement Bukti pembelian dokumen terkait berbentuk hardcopy/kertas Bukti pembelian dokumen terkait berbentuk softcopy yang disimpan langsung melalui web, sehingga tidak akan terjadi kehilangan Pencarian produk barang/jasa, perbedaan harga, dan kontak-kontak vendor dilakukan secara manual Semua proses mulai dari pencarian vendor sampai selesai dilakukan secara online sehingga dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas dalam menjalankan proses pengadaan. Rawan terjadi fraud/kecurangan Seluruh kegiatan pengadaan dilakukan secara terpusat dan terbuka bagi siapa saja yang terlibat didalamnya dan meminimalisir terjadinya penyimpangan Tidak efektif dan efisien karena semua proses pengadaan dilakukan dengan tatap muka langsung Lebih efektif dan efisien, karena proses pengadaan dilaksanakan secara online, dan dapat dipantau kapanpun dan dimanapun Pembayaran biasanya dilakukan di awal Pembayaran dapat dilakukan di awal, berkala, atau di akhir saat produk diterima Proses verifikasi perusahaan vendor dilakukan manual Proses verifikasi data lengkap perusahaan vendor dapat dilakukan dari sistem . jadi client bisa mendapatkan vendor yang tepat, terpercaya dan sesuai kriteria Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838. Sumber Dalam rangka operasional perusahaan, pengadaan barang menjadi salah satu hal yang cukup penting. Barang di sini diartikan secara luas, mulai dari bahan baku produksi, mesin, peralatan dan perlengkapan kantor, dan lain sebagainya. Tentu, karena mengatasnamakan perusahaan, pengadaan yang dilakukan memiliki prosedur tersendiri. Perusahaan, sebagai sebuah lembaga profit, memerlukan prosedur yang jelas. Pengadaan barang atau juga dikenal dengan procurement, akan melibatkan pihak lain sebagai penyedia barang, dan kontrak transaksi yang jelas yang memuat ketentuan-ketentuan transaksi tersebut. Akan lebih jelas, jika Anda bisa menyimak prosedur procurement secara umum yang banyak digunakan perusahaan berikut ini. 1. Analisis Kebutuhan Perusahaan Langkah pertama dalam prosedur pengadaan barang adalah menganalisis kebutuhan perusahaan. Setiap divisi akan mengajukan kebutuhan yang dimiliki pada tim pengadaan, untuk kemudian dianalisis mengenai urgensinya untuk perusahaan. Setelah semua dianalisis, kemudian diputuskan barang yang akan dibeli atau jasa yang akan digunakan pada periode pengadaan tersebut. Tidak semua pengajuan dapat disetujui, karena kemungkinan besar tidak semua yang diajukan oleh setiap divisi penting dan harus dibeli. 2. Persetujuan Pihak Manajemen Sumber Setelah melalui tahap analisis yang ketat, daftar barang yang akan dibeli akan diajukan oleh bagian pengadaan ke bagian manajemen. Pihak manajemen kemudian akan melakukan peninjauan dan memastikan semua daftar sudah benar, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Persetujuan yang diberikan pihak manajemen diteruskan ke bagian pengadaan barang kembali untuk melanjutkan proses ke tahap tender. Akan lebih baik, jika persetujuan yang diberikan oleh manajemen disertai dengan berkas tertulis untuk memudahkan dokumentasi dan memperjelas proses. 3. Proses Tender untuk Vendor dan Supplier Berlanjut pada proses selanjutnya, adalah tender. Bagian pengadaan barang melakukan pembukaan tender pada supplier dan vendor yang ada, dalam rangka mendapatkan penyedia barang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan. Tidak hanya mempertimbangkan harga saja, namun juga mempertimbangkan kualitas produk. Nantinya, nilai dari produk yang disediakan pihak vendor dan supplier ini akan dilihat dan dicermati sehingga perusahaan paham benar pihak mana yang paling tepat untuk dipilih. 4. Analisis Supplier dan Vendor Sumber Melihat penawaran dari supplier dan vendor, pihak pengadaan barang wajib melakukan analisa kembali. Terkait dengan kualitas produk, harga yang ditawarkan, serta berbagai faktor lain yang terkait dengan barang yang ingin dibeli perusahaan. Proses analisis ini akan mengerucutkan pilihan pada beberapa vendor atau supplier yang dianggap paling tepat, untuk dilanjutkan ke proses berikutnya. Tentu, pertimbangan dari bagian pengadaan barang akan memiliki peran besar dalam proses analisis ini. 5. Tahap Quotation atau Penawaran Setelah pengerucutan jumlah vendor dan supplier, perusahaan biasanya akan meminta pihak yang lolos seleksi ini untuk memberikan penawaran. Penawaran yang diberikan bisa saja beragam. Mulai dari penawaran awal saat tahap tender, hingga penawaran-penawaran baru untuk menarik minat perusahaan. Pengadaan barang wajib mencermati setiap penawaran yang diberikan dari pihak-pihak ini. 6. Pemilihan Vendor Sumber Proses negosiasi akan terjadi, sehingga perusahaan bisa menilai lebih jauh pihak vendor atau supplier mana yang paling cocok untuk dijadikan pihak penyedia barang. Negosiasi, ditujukan untuk mendapatkan penawaran yang nilainya paling menguntungkan untuk perusahaan. Vendor atau supplier paling tepat akan dipilih, untuk kemudian dilanjutkan ke tahapan berikutnya dalam prosedur pengadaan barang. 7. Purchase Order, Kontrak, dan Dokumen Sejenis Membuat purchase order jadi langkah selanjutnya setelah penyedia barang diputuskan. Nota pembelian bisa bersifat jangka pendek, yang akan selesai pada satu kali transaksi, atau berupa kontrak jangka panjang untuk menjalin kerjasama dalam waktu yang lebih lama. Baik berupa pembelian jangka pendek atau panjang, dokumen ini akan harus disetujui kedua pihak sebelum eksekusi jual-beli barang bisa terjadi. Sekali lagi, bagian pengadaan barang wajib memeriksa isi purchase order atau kontrak, sehingga tidak ada yang meleset dari kesepakatan. 8. Pengecekan Kualitas, Penerimaan Barang Sumber Pemesanan akan diproses, dan barang akan datang sesuai dengan jadwal. Pengecekan kualitas segera dilakukan, bersamaan dengan pengecekan kuantitas. Dua hal ini wajib dipastikan sesuai dengan pesanan yang dibuat dan kesepakatan yang sudah ditandatangani. Jika terdapat kuantitas atau kualitas yang tidak sesuai, perusahaan melalui bagian pengadaan barang bisa melakukan komplain pada penyedia barang. 9. Pembayaran Akhir Setelah semua urusan terkait barang yang dipesan sudah selesai dan sesuai, perusahaan akan menerima invoice dari penyedia barang untuk tahapan pembayaran akhir. Jumlah yang tertera pada invoice ini akan sesuai dengan kesepakatan awal, dan perusahaan bisa membayarkan jumlah tersebut dengan metode yang disetujui. Yang wajib dipastikan, setiap pembayaran wajib disertai bukti pembayaran yang jelas dan terverifikasi. Terdengar sangat panjang dan rumit? Bagaimana jika proses pengadaan barang ini bisa diselesaikan dalam satu fitur sederhana yang tercantum dalam layanan ERP terbaik yang bisa digunakan perusahaan Anda? RUN System, Memudahkan Urusan Pengadaan Barang Perusahaan Anda Dengan fitur Procurement Management yang tersedia dari RUN System, perusahaan Anda bisa mengatasi urusan ini dengan sangat mudah. Praktis dan efisien, fitur ini benar-benar ditujukan untuk memudahkan urusan pengadaan barang yang diperlukan. Terintegrasi dengan berbagai fitur lain, setiap pihak yang berurusan dalam pengadaan barang bisa berkolaborasi dengan efektif, sehingga urusan ini lekas terselesaikan. Jadi, segera gunakan RUN System, dan maksimalkan semua fitur yang ditawarkannya!